Você tem um plano B?


Saber construir um plano B é o primeiro passo para evitar imprevistos

O título deste artigo é uma pergunta comum que nos fazem sempre que algo dá errado. E qual é a sua resposta? Se for não, sugiro que leia com atenção. E se for sim também, eu tinha um plano B para esse caso e além de destacar a importância de uma alternativa, vou passar umas dicas para montar um plano de contigência eficiente.

Primeiro vamos falar sobre o que é e quais as razões para construir um plano B. Por definição, ele é um grupo de ações que você desenha para o caso de algo dar errado em um planejamento inicial. Isso serve para os seus planos de férias, aquilo que você planejou para o fim de semana, seus objetivos profissionais, enfim, para qualquer coisa.

Ele deve te preparar para contornar os problemas que vão surgir no seu caminho e oferecer uma rota alternativa quando a principal não for mais possível. A importância se torna um pouco óbvia, já que ter uma alternativa te ajuda a não se desesperar quando algo não vai conforme o planejado. Além disso, quando você não tem um plano B, perde tempo resolvendo o problema e somente depois vai refazer o planejado.

Benefícios do plano B

Eu acredito que o primeiro benefício é a tranquilidade na hora de aplicar o plano inicial. Saber que, mesmo que algo não vá como o imaginado, tudo está sob controle dá confiança a qualquer pessoa. Mas não para nisso. Na vida profissional, o plano B te dá velocidade de reação e diminui eventuais prejuízos.

Costumamos pensar que nada vai dar errado, mas é sempre bom lembrar. O futuro só é certo quando ele vira passado. Não temos como controlar 100% do que vai acontecer, por isso é importante nos prepararmos para imprevistos.

Como construir um plano B

Dividi em 5 partes, para facilitar o desenvolvimento: Identificar > Priorizar > Planejar > Executar > Revisar.

O primeiro passo é o mais importante. É o momento de apontar quais são as principais ameaças ao plano inicial. Responda a essas cinco perguntas:

  • O que pode dar errado?
  • Qual a chance de acontecer isso?
  • Qual o impacto e consequências caso isso aconteça?
  • O que eu devo fazer se acontecer?
  • Como posso me preparar antecipadamente para o caso de acontecer?

Depois de identificar os riscos, chegou a hora de priorizar. Elenque de acordo com as suas prioridades, elas podem ser o que tem mais chance de acontecer, ou o que traz mais prejuízo, a escolha é sua. A importância de priorizar é decidir em que vai dedicar mais tempo criando uma alternativa.

Você já identificou e priorizou, está na hora de planejar. Neste momento você deve se lembrar os recursos que estarão disponíveis e pensar em soluções que te permitam colocar o plano B em execução, sem alterar muito o rumo inicial. É fundamental ser realista nessa hora, pense no tempo necessário, se vai envolver outras pessoas, não deixe detalhes de fora. Por fim, construa instruções por escrito e que elas sejam compreensíveis mesmo para quem não sabe do que se trata.

Executando e revisando o plano B

Quando falamos em executar pode parecer que este passo se trata de como colocar em prática o plano. Mas não é isso. O plano B pode necessitar de preparos anteriores, como informar ou treinar outras pessoas. Se há ações a serem tomadas para tornar possível a aplicação da contigência, o momento é este.

Depois, sempre que possível, revise o seu plano B. Sim, os cenários mudam, as ameaças se modificam e até mesmo as suas prioridades podem sofrer alterações. Se suas alternativas não acompanham as mudanças, é como se elas não existissem.

Uma última dica é testar seu plano B sempre que possível. Essa sugestão vale quando você está se preparando para coisas como um desastre natural, ou incêndio ou alguma situação em que é importante identificar falhas no processo, como a queda de um servidor.

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